Chef de service adjoint des accueils uniques - Etat Civil & Identité (F/H)

Contexte du recrutement et définition de poste

Rouen, en tant que capitale régionale de la Normandie, offre un environnement dynamique, stimulant, avec un engagement fort en faveur du développement durable et du bien-être de ses habitants : La Ville a reçu 4 étoiles (sur 5) au Label Climat Air Energie. Le cœur de la ville, avec ses ruelles médiévales et sa célèbre cathédrale, reflète l’équilibre parfait entre tradition et innovation. Son centre-ville animé, ses espaces verts et sa proximité avec la Seine créent également un cadre de vie très agréable. Rejoindre la Mairie de Rouen, c’est contribuer à l’avenir d'une ville au service de ses citoyens. C’est aussi s’inscrire dans un collectif dynamique d’agentes et d’agents, qui promeut la qualité de vie au travail. Avec un Index égalité 2025 noté à 97 sur 100, vous rejoignez une administration qui agit pour l’égalité professionnelle. 

La Direction de la Relation Citoyenne recrute un chef de service adjoint chargé d’assister la cheffe de service des Accueils Uniques (Etat Civil / Identité) et d’assurer la responsabilité directe de l'équipe positionnée au sein de l’Hôtel de Ville, en mettant en oeuvre les actions nécessaires à l’atteinte des engagements de qualité de service. 

Si l’efficacité du service public et la satisfaction des usagers guident votre engagement professionnel, intégrez une équipe dynamique et portez avec nous cette ambition collective ! Rejoignez la Ville de Rouen pour réaliser les missions suivantes :

Missions :

Mise en œuvre de l'organisation du travail, détermination du planning d'affectation des tâches pour maintenir la continuité et la qualité du service

• Elaborer le planning d’affectation quotidienne des agents en fonction des besoins identifiés et des orientations fixées par la cheffe de service
• S’assurer du respect du planning
• Effectuer les entretiens professionnels des 24 agents du service
• Accompagner la mise en oeuvre de la polyvalence des agents
• Assurer l’intérim de la cheffe de service en son absence
• Participer à la préparation et à la tenue des réunions d'équipes et de service

Contrôle de la fiabilité des actes et documents rédigés

• Adapter les procédures aux évolutions législatives et réglementaires et offrir un appui d'expertise aux agents en matière d'Etat-Civil et identité, notamment
• Garantir la sécurité et l'exactitude des dossiers traités et des actes d'état civil rédigés
• Gérer les dossiers pré-contentieux en lien avec la cheffe de service
• S’assurer de la bonne tenue des registres d’Etat-Civil

Contrôle du respect des délais de traitement et des temps d’attente, proposition et mise en œuvre des mesures d’amélioration

• Veiller à la bonne application des procédures en matière de prestations relatives à l’état-civil et à l’identité notamment
• Suivre les délais de traitement des demandes, notamment la réponse aux demandes de copies d’actes d’Etat-Civil, le délai d’apposition des mentions marginales et le délai de production des titres d'identité
• Suivre le respect des indicateurs qualité et des bonnes pratiques en matière de téléphonie
• Suivre les temps d’attente des usagers et adapter l’affectation du personnel selon les flux de fréquentation

Participation aux projets de la Direction dont la transition de la certification Qualivilles vers Services Public +

Administration et supervision du fonctionnement du logiciel métier Siècle

Conditions de travail :

• Lieu de travail : Hôtel de Ville
• Cycle de travail actuel : Horaires variables, de 8h15 à 17h30 du lundi au vendredi et permanence le samedi - 8h30-12h toutes les 6 semaines environ (soit 6 samedis /an)

Profil recherché

Et si c'était vous ?

• Titulaire d’un diplôme de niveau bac + 3, vous justifiez d’une expérience significative dans le domaine de l'état civil et également en management de proximité.
• Grâce à votre connaissance des procédures liées aux prestations du service (Etat-Civil et Identité) et à votre culture administrative, vous traitez les demandes des administrés avec rigueur et en vous adaptant aux situations individuelles des administrés.   
• Vous mettez en œuvre une démarche de management participatif visant à aligner les compétences individuelles avec les objectifs collectifs, à piloter et accompagner les évolutions organisationnelles, tout en favorisant une communication dynamique et constructive. Vous travaillez en étroite collaboration et sous la supervision de la cheffe de service.
• Votre aptitude à rédiger des courriers et des actes de façon claire et concise, à adapter votre expression à vos interlocuteurs est complétée par votre aisance pour utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.
• Votre sens relationnel basé sur l’écoute active, la courtoisie et la bienveillance, associé à un esprit d’équipe, favorise un climat de travail collaboratif.
• Vous savez gérer les situations d’accueil difficiles et anticiper les conflits avec diplomatie et professionnalisme.
• Attentif aux réclamations, vous apportez des solutions adaptées grâce à votre réactivité et force de proposition, contribuant ainsi à l’amélioration continue du service.
• Rigoureux et organisé, vous êtes garant de la cohérence des actions et de la qualité des prestations et vous rendez compte rendu régulièrement de vos activités.
• Conscient que votre rôle dans l’accueil participe pleinement à la qualité de la relation avec les administrés, vous soignez votre présentation, adoptez un comportement stratégique et une maîtrise de soi en toutes circonstances pour renforcer la crédibilité et l’image professionnelle du service public.
• Permis B souhaité.

Information(s) complémentaire(s)

Rejoindre notre collectivité, c’est aussi bénéficier :

• De 6 cycles de travail possibles sur 5 jours, 4 jours et demi ou 4 jours (hors cycle spécifique lié au poste), pouvant générer jusqu’à 27 RTT, en complément des 25 jours de congés annuels ainsi que 2 jours de fractionnement en fonction de la période posée.
• D’un plan de formation personnalisé.
• De tickets restaurants d’une valeur faciale de 8€ (60% de prise en charge par la Ville).
• D’une aide financière pour les abonnements aux transports en commun et pour l’utilisation du vélo dans le cadre du Plan de Déplacement des Employés.
• De la prise en charge d’une partie de votre mutuelle santé (minimum 18€/mois) sous réserve d’un contrat labellisé.
• D’une participation à raison de 15€ par mois sur le contrat collectif garantie maintien de salaire souscrit auprès de la mutuelle nationale territoriale (contrat avec la ville de Rouen).
• Dans le cadre de notre engagement en faveur de la conciliation vie professionnelle / vie familiale, un partenariat avec la crèche « Les Petits Becqs » permet l’attribution de places réservées aux agents Ville et CCAS de Rouen (dans la limite des places disponibles et après validation de la commission d’attribution compétente).
• De tarifs préférentiels pour un large panel d’activités grâce au Comité des Œuvres Sociales et Culturelles de la Ville de Rouen, ainsi que la possibilité de bénéficier des chèques vacances, sous réserve d’un plafond de ressources.

N.B. : Pour les agents relevant de la Fonction Publique, veuillez fournir votre dernier arrêté de situation administrative.